可以使用加密系統(tǒng)。在不影響員工對電腦任何正常操作的前提下，文件在復制、新建、修改時被系統(tǒng)強制自動加密。

加密的文件只能在單位內(nèi)部電腦上正常使用，一旦脫離單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在外部電腦上使用是亂碼或無法打開。

加密文件只有被管理員解密之后，帶出單位才能正常使用。

文檔信息數(shù)據(jù)防泄密系統(tǒng)服務(wù)，文檔數(shù)據(jù)防泄密工作流程如下：

首先要從文檔數(shù)據(jù)信息匯聚端口端做信息防泄密防線。

1.對企業(yè)數(shù)據(jù)信息傳輸做數(shù)據(jù)加密處理。

2.未授權(quán)的文檔資料，發(fā)出去全部是亂碼，防止同行復制。

3.設(shè)置禁止拷貝資料和所有操作記錄保存日志。

4.服務(wù)器上實時生成多個備份文檔文件，方便誤操作時隨時可以找回。

5.外發(fā)文檔文件可以限制打開次數(shù)和使用時間，過期內(nèi)容為亂碼文檔，也可設(shè)置自動銷毀文檔。

6.脫落授權(quán)網(wǎng)絡(luò)，文檔文件變亂碼，防止文檔機密外泄。