企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀分析2018-01-23濟南電子科技有限公司 個人移動辦公和企業(yè)辦公自動化的迅速發(fā)展，文檔管理工作出現(xiàn)新的變化和考驗。

一：文檔管理從紙質管理向數(shù)字化管理轉變 總所周知過去的文檔管理，個人文檔：每人辦公桌上一個個大大的文件夾，放著所有與工作相關的文件。

公司文檔：需要專門的檔案室來保管企業(yè)的內(nèi)部文檔，在空間超大的辦公室放上書架，檔案室人員對文檔資料進行編號整理，調(diào)閱時根據(jù)編號查找。

這種方式帶來文檔容易損壞、丟失、查找不方便、隨意翻看不易管理等諸多問題。

與傳統(tǒng)文檔相比，電子文檔具有方面查找、修改、權限控制、分享借閱等特點。

二、海量數(shù)據(jù)的檢索與權限管理。

當海量的文檔零散的存在員工的電腦硬盤或者公司的服務器上的時候，帶來了數(shù)據(jù)安全和完整性的考驗。

文檔數(shù)據(jù)的隨意拷貝，文檔修改次數(shù)過多，隨著時間的推移無法確定最終版本，并且在海量文檔里搜索效率很低，不能對文檔內(nèi)容做查詢。

公司服務器上的文檔無法細分使用權限，很難實現(xiàn)能上傳，不能下載，不能修改編輯等權限控制，這些都給文檔的可控性管理帶來了難題。

三：文檔使用的安全問題　　電子文檔通過網(wǎng)絡在傳輸過程中隨時存在被感染的風險，文檔在計算機中生成處理，所以電子文檔受到網(wǎng)絡和計算機的雙重威脅。

在一方面遭受網(wǎng)絡黑客、木馬、惡意插件侵犯，一旦中了勒索者病毒，所有加密文檔都無法正常使用了；另一方面文檔在儲存的時候我們習慣用優(yōu)盤進行拷貝，電子郵件互發(fā)，誰又能保證這些操作是安全的，文檔沒有數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生不測數(shù)據(jù)將一無所有。

四：文檔容易造成商業(yè)機密的泄露　　傳統(tǒng)的文檔管理員可以對借閱文檔資料的員工進行權限設置，銷售部的員工不可能借閱到生產(chǎn)技術的流程圖和核心技術的文檔，并且不同部門的文檔都分開保管。

當代企業(yè)網(wǎng)絡的開放性，公司利用共享服務器的方式共享企業(yè)內(nèi)部文檔，人人都能看到內(nèi)部資料，這無疑是很危險的。

難怪現(xiàn)在法庭上關于商業(yè)機密泄露的案件越來越多。

五：文檔的版本信息和維護變得異常艱難　　傳統(tǒng)的文檔以紙質形式的存在，上面落款均有編輯者姓名，印章和字跡，核查工具雖然較為繁瑣，但是文檔資料真實可靠。

電子文檔信息內(nèi)容和承載體可以分離，被增刪、修改后可不留痕跡，可以在不同的計算機和載體之間傳遞和復制，在不同時期會產(chǎn)生各個歷史版本。

員工甲把資料傳給員工乙后，刪除了此文檔，員工乙無意中不小心也刪除了文檔，那這篇文檔就需要重新編輯，大大的浪費人力資源。

惡意刪除文檔的現(xiàn)象也不是不存在。

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文件共享和權限管控 企業(yè)內(nèi)部按照組織架構建立各部門的共享文件夾，也可按項目需求與客戶、合作方等外部協(xié)作者建立共享空間，并且可以對不同成員進行權限設置，保證文件安全前提下實現(xiàn)各種協(xié)作需求。

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