發(fā)布源:深圳維創(chuàng)信息技術(shù)發(fā)布時間:2020-09-16 瀏覽次數(shù): 次
為企業(yè)搭建功能強(qiáng)大的文件數(shù)據(jù)存儲共享平臺,一站式滿足文件存儲與管理、協(xié)同分享、移動辦公等不同的業(yè)務(wù)需求。
打造安全、高效、便捷的文件使用環(huán)境,幫助企業(yè)節(jié)省運(yùn)營成本,優(yōu)化管理流程,提升業(yè)務(wù)處理效率。
集中管理 在線管理所有類型文檔,快速匯總分發(fā),上傳文件大小不設(shè)限,還能在線預(yù)覽辦公文檔及圖紙、圖片; 無需手動操作,支持將客戶端文檔自動備份到企業(yè)云盤,保留文檔的歷史版本,隨時恢復(fù)誤改、誤刪文件; 多種檢索模式,支持關(guān)鍵詞搜索、文檔分類檢索、元數(shù)據(jù)檢索等,支持用戶在海量數(shù)據(jù)中快速查找; 支持存儲空間按需分配、彈性擴(kuò)容,多重容災(zāi)備份、硬盤加密存儲、避免數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險。
文檔安全管理 維護(hù)文檔的多級權(quán)限體系,可設(shè)置文檔的只讀、下載、拷貝、編輯、打印等權(quán)限,支持對非權(quán)限內(nèi)的文檔進(jìn)行借閱; 工作過程中的所有信息,都將自動匯聚到云存儲之中,并且有嚴(yán)格的授權(quán)保護(hù)以及完整的訪問記錄,安全可靠,永不丟失; 支持多工作區(qū)管理,可以為業(yè)務(wù)相對獨立的各個事業(yè)部設(shè)置相對獨立的工作區(qū),保證業(yè)務(wù)的獨立性; 多級訪問權(quán)限、兩級回收站、系統(tǒng)審計日志和統(tǒng)計報告,讓企業(yè)云盤安全、可控、可追溯。
超大文件極速傳遞 用戶可制作文檔的安全鏈接,發(fā)送給同事或企業(yè)外的第三方,降低了文檔在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸量,并提高了文檔的安全性; 鏈接可設(shè)置訪問密碼和有效期,設(shè)置權(quán)限為只讀、下載或打印,以及允許操作的次數(shù),云平臺會保留文檔的操作日志; 可將公開的文檔發(fā)布到企業(yè)網(wǎng)站,無需帳號密碼,即可匿名訪問特定的文檔或文件夾; 安全鏈接與郵件、短信、即時通訊工具有機(jī)整合,自動發(fā)送云盤消息。
移動辦公 支持Android、iOS、Windows等多種主流終端,隨時隨地訪問、查詢云端文檔,輕松實現(xiàn)移動辦公; 跨終端智能同步,各平臺文檔與云端自動保持一致,用戶在任一設(shè)備對文檔進(jìn)行增刪或評論,都會實時更新到其他設(shè)備; 社交化分享,可隨時隨地通過郵件、短信、微博、微信等方式快速將文件分享給他人。
團(tuán)隊協(xié)作 多方對同一文檔修改后,會生成多個歷史版本,可任意追溯。
用戶可通過評論功能交換協(xié)作意見,或者訂閱自己關(guān)心的文檔; 支持多組織協(xié)作、項目團(tuán)隊協(xié)作,以及與第三方合作伙伴臨時組建文檔共享空間,快速分享文檔、協(xié)同辦公,提高工作效率; 發(fā)起文檔流程,審批或會簽一份文檔/圖紙; Outlook 延伸功能插件,幫助用戶將郵箱里的郵件、聯(lián)系人快速備份到云端。
支持200多種文件直接在線預(yù)覽/播放doc、docx、xlx、ppt、pdf、JPEG、PNG、exe等市面上主流格式預(yù)覽,無需下載到本地。
ISO文件管理 | GMP文件管理在市場競爭日趨激烈的今天,優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品質(zhì)量和高效的企業(yè)管理是企業(yè)取得市場先機(jī)的關(guān)鍵。
HOLA系統(tǒng)幫助企業(yè)加快體系文檔的流程審批過程,保證文檔版本的一致性,提高文檔查詢的效率,實現(xiàn)ISO文件的全程電子化管理,為企業(yè)提高效率、節(jié)約人力成本、推進(jìn)質(zhì)量管理理念的落實。
HOLA對企業(yè)文檔進(jìn)行安全的集中管理,對質(zhì)量文件的建立、更新、審批、會簽、回收、借閱和下發(fā)過程進(jìn)行控制,就文件更新、審批、待辦任務(wù)發(fā)送通知,督促辦理,加快事務(wù)處理進(jìn)程;HOLA可以自動生成文檔編號,確保員工訪問文檔的最新版本,同時保存文檔的舊版本和所有訪問、修訂日志;HOLA強(qiáng)大的搜索引擎可以作基于文檔屬性、編號、版次等多維度查詢,支持文件內(nèi)容搜索,記錄文檔引用關(guān)系和提供紙質(zhì)文檔電子化管理。
制訂、修訂、取號多人協(xié)作制訂、修訂文檔,通過任務(wù)推送,主動通知責(zé)任人。
支持文檔的多版本管理。
支持調(diào)取模板創(chuàng)建文檔,支持在線編輯文檔。
系統(tǒng)能夠依照規(guī)則自動生成文檔編號,并將編號自動添加到文檔。
會簽、審批多部門評審文檔修編意見,會簽文檔新編、修訂內(nèi)容。
修訂好的文檔按照文檔管理辦法進(jìn)行逐級審批,流程中發(fā)送通知給審批責(zé)任人,發(fā)起人可查詢審批進(jìn)度。
文件分發(fā)支持電子文件分發(fā)和紙質(zhì)文件分發(fā)管理。
依照權(quán)限逐級分發(fā)電子文件,自動通知到人,并保留分發(fā)和學(xué)習(xí)記錄。
可以控制紙質(zhì)文件的打印份數(shù),制定分發(fā)、回收任務(wù),記錄分發(fā)情況。
培訓(xùn)系統(tǒng)記錄在線學(xué)習(xí)、培訓(xùn)情況,提供分項統(tǒng)計報表,監(jiān)督員工在規(guī)定時間完成學(xué)習(xí)。
通知發(fā)布各種通知:修訂文件、新版本發(fā)布、培訓(xùn)通知等。
通知方式多樣:郵件、短信、RTX、企業(yè)微信等。
搜索對文件內(nèi)容進(jìn)行模糊檢索、全文檢索,及索引卡檢索,檢索的內(nèi)容可以是發(fā)布時間、審批人、文件版本、文件標(biāo)題和正文。
為了保障安全,搜索被限制在用戶權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行。
紙質(zhì)文檔電子化將紙質(zhì)文檔掃描、OCR,并按照一定規(guī)范存儲到文件系統(tǒng)中。
統(tǒng)計提供文檔量、分布情況、新發(fā)布文檔的統(tǒng)計;提供權(quán)限報告、手冊使用情況報告等。
靈活、強(qiáng)大、易管理的安全特性HOLA企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)采用了當(dāng)今最高端的安全技術(shù)為企業(yè)保護(hù)其知識資產(chǎn)。
HOLA系統(tǒng)在系統(tǒng)層、網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層,及應(yīng)用層(文檔/工作流/流程)提供多級安全控制措施。
用戶權(quán)限設(shè)置支持非專業(yè)人員的管理員權(quán)限,不再由系統(tǒng)管理員進(jìn)行集中的權(quán)限管理,避免過多的高級權(quán)限賦予IT人員。
HOLA支持為各個組織、項目指派管理人員,委托他們進(jìn)行管理。
這大大優(yōu)化了系統(tǒng)管理的可操作性。
管理員端登陸界面只能對系統(tǒng)進(jìn)行配置、增減用戶、功能設(shè)置,但是沒有文檔訪問的權(quán)限。
細(xì)粒度的文檔訪問控制HOLA系統(tǒng)可以控制所有的對于文檔的操作權(quán)限,可針對文檔柜、文件夾、甚至單個文檔分配權(quán)限;可為其設(shè)置不同的安全級別,例如:上傳、下載、閱讀、打印、修改、版本增加、移動、刪除以及匿名訪問等等。
可按照公司的組織結(jié)構(gòu),為用戶分組,成組分配權(quán)限,簡化權(quán)限的分配和管理。
系統(tǒng)也支持直接針對個人授權(quán)。
操作追溯 – 完整文檔訪問日志HOLA自動記錄完整的審計線索歷史,隨時記錄系統(tǒng)中每個用戶進(jìn)行的所有操作,包括操作者、操作日期及時間以及操作行為。
防打印、防下載、防拷貝 – 文檔播放器通過使用HOLA文檔播放器可禁止用戶下載、編輯、打印、拷貝文檔。
由于用戶通過HOLA文檔播放器訪問文檔,而不是客戶端應(yīng)用軟件,從而避免受保護(hù)的信息意外遺留在客戶端設(shè)備上,控制企業(yè)秘密文檔的擴(kuò)散。
Viewer 支持的格式包括word、excel、powerpoint、pdf、jpeg等。
CURL – 安全鏈接獨有的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容定位標(biāo)識(CURL)技術(shù),文檔可通過系統(tǒng)生成的唯一URL方式訪問,客戶只需簡單點擊CURL鏈接,即可訪問文檔。
唯一URL可被嵌入某一郵件、表格或其他外部對象。
可以有效地減少網(wǎng)絡(luò)上的文檔傳輸量,并保證文檔的安全查看。
并不需要一層一層打開文件夾目錄。
既避免了尋找文件夾下面文檔的麻煩,又在安全性能上面得到了保障。
因為無法看見文件夾結(jié)構(gòu),從而避免了該文件夾中其余文檔外泄的風(fēng)險。
而且CURL鏈接是通過加密算法發(fā)出,客戶無法通過收到的CURL鏈接逆推出文件夾中其他文件位置,從而也不可能訪問文件夾中其他文件。
集團(tuán)與分公司與合作伙伴協(xié)作區(qū)分隔離支持多工作區(qū)模式,對使用者的操作范圍、使用功能、數(shù)據(jù)查詢進(jìn)行完全隔離。
防黑客攻擊 – 數(shù)據(jù)傳輸加密HOLA系統(tǒng)可以提供基于SSL的信道加密措施,SSL采用128位加密算法,使網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔⒆兂擅芪?,這樣,即使信息被截獲,按照現(xiàn)在的技術(shù)也很難被破譯。
防災(zāi)難性數(shù)據(jù)丟失 – 服務(wù)器備份HOLA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和文檔可以進(jìn)行定期定時的自動備份,備份可以是在單一的服務(wù)器上的不同硬盤之間備份,也可以在網(wǎng)絡(luò)上的不同服務(wù)器之間備份。
防錯誤刪除 – 回收站機(jī)制HOLA系統(tǒng)提供回收站機(jī)制,任何文檔,郵件或其它信息被刪除的時候都首先進(jìn)入回收站中,直到清空回收站時才真正被刪除,有效減少由于用戶誤操作造成的信息損失。
數(shù)據(jù)完整性 – 文檔版本管理所有文檔階段性的歷史版本都將存檔起來,供將來查閱。
HOLA支持高級的版本管理功能,包括版本回滾、文檔同步等功能。
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